Mengenal Sistem E-Catalogue dan E-Purchasing dalam Proses Pengadaan Sediaan Farmasi

GudangIlmuFarmasi – Ketersediaan alat kesehatan dan sediaan farmasi di berbagai instansi pelayanan kesehatan (seperti Rumah Sakit, Apotek, dan Rumah Sakit Swasta) perlu mendapat perhatian guna menjamin keberlangsungan pelayanan secara utuh pada instansi – instansi tersebut. Ketersediaan ini seringkali mendapatkan kendala dalam segi tingkat persaingan yang tinggi antar daerah maupun antar instansi akibat sistem lelang (Farmasi Asia, 2016).

Sebelum menggunakan sistem e-catalogue dan e-purchasing, sistem pengadaan dilakukan dengan menggunakan sistem konvensional. Tentunya sistem ini memiliki beberapa permasalahan yang dapat menghambat ketersediaan sediaan farmasi di fasilitas kesehatan. Tidak seragamnya harga dapat menjadi salah satu kendala. Selain itu juga waktu pengadaan yang dibutuhkan pada metode konvensional cukup lama dan rumit, sehingga hal ini menjadi beban yang perlu diperhatikan.

Selain itu,  distribusi yang tidak merata serta waktu kedatangan juga sering menjadi masalah meski telah menggunakan metode perencaan yang canggih dan ekstra (Serambi Indonesia, 2016). Dengan begitu, pemerintah melakukan pembaharuan melalui hadirnya system e-catalog (e-katalog) obat yang berisi daftar harga, spesifikasi dan penyedia obat yang diberitakan melalui surat edaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 167 tahun 2014 (Kemenkes RI, 2014).  Keberadaannya bertujuan untuk mengatasi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya, yaitu menjami ketersediaan dan pemertaan obat yang aman, bermutu, dan berkhasiat untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan (Kemenkes RI, 2013).

Tahapan pengadaan obat sebelum hadirnya e-catalogue secara garis besar adalah melalui perencanaan, pengadaan, penerimaan, dan distribusi ke unit pelayanan. Proses pengadaan dengan menggunakan e-catalogue hampir sama, hanya yang berbeda adalah adanya daftar obat yang telah ditentukan. Daftar obat yang ada di e-catalogue ini adalah daftar obat yang diusulkan oleh seluruh daerah di Indonesia.

E-catalogue ini diklaim dapat membuat proses pengadaan barang menjadi lebih efisien. Selain itu, e-catalogue ini memerlukan waktu pengadaan yang lebih singkat dibandingkan dengan metode konvensional, hal ini sangat menguntungkan bagi fasilitas-fasilitas kesehatan yang memerlukan sediaan farmasi dengan cepat. Selain itu, sistem e-catalogue ini juga memberikan kepastian spesifikasi teknis dan acuan harga yang seragam.

Pengaturan tentang katalog elektronik (e-Catalog) dan E-purchasing telah dijelaskan dalam Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintahan. Perumusan kebijakan ini dikembangkan dan dirumuskan oleh lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemeritah yang disebut LKPP sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden Nomor 157 Tahun 2014.

Apa yang dimaksud dengan e-Purchasing?

            E-Purchasing merupakan metode pembelian obat secara elektronik berdasarkan e-Catalog. Tujuan dilaksanakannya e-Purchasing yaitu mempermudah Penyedia barang/jasa dan pengguna dalam kegiatan pemilihan dan pengadaan obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai pada semua tempat pelayanan kesehatan. Dengan adanya e-Purchasing baik Penyedia barang/jasa maupun pengguna dapat menghemat biaya dan waktu karena sistem dilakukan secara online pada e-Catalogue.

Penyedia barang/ jasa menurut Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2016 tentang E-katalog adalah badan usaha/orang perseorangan/Badan Layanan Umum/Badan Layanan Umum Daerah/Lembaga/Unit Pelaksana Teknis/badan penelitian/online shop yang menyediakan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultasi/jasa lainnya dalam katalog elektronik.

Hubungan e-Purchasing dengan e-Catalogue?

Katalog elektronik atau biasa disingkat e-Catalogue merupakan bagian dari pengembangan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah melalui e-Purchasing. E-catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, merek, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan barang atau jasa tertentu dari berbagai penyedia. Pencantuman harga dan spesifikasi teknis suatu barang/jasa pada e-Catalogue didasarkan dari kontrak payung antara Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dan penyedia barang/jasa.

Katalog elektronik ini terdiri dari tiga kriteria meliputi katalog elektronik nasional, sektoral dan daerah. Katalog elektronik nasional merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh lembaga kebijakan pengadaan batang/jasa pemerintahan atau LKPP meliputi barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, jasa konsultasi dan/atau barang/jasa yang dimuat dalam online shop.

Katalog elektronik sektoral merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh kementerian meliputi barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dan/atau jasa konsultasi. Sedangkan katalog elektronik daerah merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh pemeritah daerah barang, pekerjaan konstruksi (umum dan tertentu), jasa lainnya dan/atau jasa konsultasi.

Bagaimana cara melakukan e-Purchasing dalam pengadaan obat?

Dalam Surat Edaran Kepala LKPP No.3 Tahun 2015 tentang Pelaksaaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-Purchasing, berikut langkah-langkah pengadaan obat dengan e-purchasing:

1. Pejabat Pengadaan/Pokja ULP/PPK melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kode akses berupa ID pengguna dan password menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) pada web yang terpasang di server Layanan Pengadaan Secara Elektronik.
2. Penyedia barang/jasa harus mendaftar di aplikasi SPSE untuk mendapat kode akses dan verifikasi pada LPSE untuk memperoleh user ID dan password
3. Kemudian, Pokja ULP/Pejabat Pengadaan, PPK dan Penyedia Barang dapat masuk ke dalam aplikasi SPSE untuk e-Purchasing.

Kelebihan dan kekurangan sistem elektronik ini

Kelebihan dari pelaksanaan e-Purchasing dan e-Catalog yaitu:

1. Memberikan kemudahan dalam pengadaan barang/jasa

Tidak diperlukan atau tanpa tender/lelang berapapun nilai pengadaannya dan pengadaan jauh lebih mudah, dimana pengguna dapat langsung melakukan pemesanan ke https://e-katalog.lkpp.go.id/

2. Pengadaan lebih efisien

Dimana kontrak katalog dan penyedia memiliki rantai pasok yang pling pendek (pabrikan/sole agent), efisiensi waktu dan sumber daya manusia

3. Lebih transparan

Informasi produk diketahui publik (seperti gambar, fungsi, spesifikasi, teknis, asal barang, dan harga serta penyedia)

4. Barang/jasa yang dibeli sesuai kebutuhan

Pengguna dapat memilih produk sesuai kebutuhan dan sesuai besaran anggaran yang tersedia

Kekurangan dan kendala yang dialami dalam pelaksanaan e-Purchasing dan e-Catalog:

1. Belum sepenuhnya menampilkan informasi yang dibutuhkan pengguna katalog dan penyelenggaraanya belum didukung sistem informasi yang memadai.
2. Lambatnya respon penyedia terhadap pemesanan yang dibutuhkan mendesak atau tidak dapat ditunda
3. Pengadaan e-Catalog tidak dapat dilakukan oleh fasilitas kesehatan swasta

Simpulan

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem pengadaan barang dengan e-catalogue dan e-purchasing sediaan farmasi dan alat kesehatan yang dibutuhkan di instansi-instansi pelayanan kesehatan masyarakat dapat terpenuhi dengan baik.

Banyaknya waktu yang digunakan untuk pengadaan secara konvensional dapat dipangkas dengan menggunakan sistem ini, sehingga pengadaan barang dapat menjadi lebih hemat dan efisien. Namun dalam prakteknya terdapat banyak kendala, seperti jaringan internet yang kurang stabil, kurangnya komunikasi antara distributor dengan pihak-pihak yang bertugas dalam sistem pengadaan di instansi terkait, serta masih sejumlah sediaan dan alat kesehatan yang belum tersedia lengkap di katalog elektronik.

Beberapa hal tersebut menjadi salah satu penyebab terjadinya kekosongan obat di instansi kesehatan yang berdampak serius dalam proses penanganan pasien. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya diperlukan kerja sama yang baik semua pihak terkait agar program ini dapat berlangsung dengan lancar.

Evaluasi berkala dibutuhkan agar setiap kendala yang terjadi di lapangan dapat diselesaikan dengan cepat dan setiap kekurangan yang ada dapat segera teratasi. Jika hal tersebut dapat dilakukan, kebutuhan sediaan farmasi dan alat kesehatan di setiap instansi dapat terpenuhi dan semua pihak terutama pasien dapat merasakan keuntungan dari adanya program ini.

Penulis : Liza Indi Hidayah, Nurulita Dina Ulfah, Gadena Artesis Tanti, Chusnul Hayati, Putri Eka

Sumber Pustaka:

Farmasiasia. 2016. Menyambut Era e-Catalog dalam Tender ALKES dan Obat. Tersedia secara online pada http://www.farmasi.asia/e-catalog-tender-alkes-obat/ [Diakses pada 23 Desember 2017]

Kemenkes RI, 2013, Surat Edaran Nomor KF/MENKES/337/VII/2013 Tentang Pengadaan Obat Pemerintah Melalui Mekanisme E-Purchasing Berdasarkan Katalog Elektronik, Pemerintah Negara Republik Indonesia, Jakarta.

Kemenkes RI, 2014, Surat Edaran Nomor KF/MENKES/167/III/2014 Tentang Pengadaan Obat Berdasarkan Katalog Elektronik (e-Catalogue), Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

LKPP. 2015. Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui ­E-Purchasing. Jakarta: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia.

LKPP. 2016. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 6 Tahun 2016 Tentang Katalog Elektronik dan E-Purchasing. Jakarta: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia.

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Serambi Indonesia. 2014. Apa Itu e-Katalog?. Tersedia secara online pada http://aceh.tribunnews.com/2014/06/02/apa-itu-e-katalog [Diaksese pada 23 Desember 2017]